Hallintopalveluiden tietovarannot

Hallintopalveluiden hallinnoimat tietovarannot ja asiarekisterit

Rekisterien käyttötarkoitus on asiakirjojen rekisteröiminen, väestötietojen ylläpito, talous- ja henkilöstöhallinnon hoitaminen sekä tietohallinnon järjestäminen.

---

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

---

Asianhallintarekisteri (kattaa kaikki toimialat)

Käyttötarkoituksena: asioiden käsittelyn seuranta, päätöshakemisto (esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset), asiakirja- ja arkistohakemisto, sopimustenhallinta ja tietopalvelu.

Tietoaineistot

• Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, päätösrekisteri, asia-, asiakirja- ja arkistohakemisto.
• Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/ skannatut asiakirjat ja muut asiakirjat esim. muistiot.
• Toimielimien esityslistat ja pöytäkirjat sekä pöytäkirjanotteet.
• Viranhaltijapäätökset
• Sopimukset, joissa kunta toisena sopijapuolena.

Tietojärjestelmät

Tweb asianhallintajärjestelmä

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, diaarinumeroa, kiinteistötunnusta, päätöksentekijää (kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunta, viranhaltija), asiasisältöön liittyvää hakusanaa.

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset ovat myös saatavilla Kunnan kotisivuilta osoitteesta: https://vehmaa.tweb.fi.

---

Henkilöstörekisteri

Rekrytointi ja palvelussuhteen aikainen asiankäsittely

Tietoaineistot

• Henkilötiedot
• Työ/virkasuhteeseen liittyvät tiedot
• Työhistoria
• Työvuorosuunnittelu

Tietojärjestelmät

• Populus henkilöstöhallintajärjestelmä
• Kuntarekry Rekrytointijärjestelmä
• Titania Työvuorosuunnittelu
• Palkkatietoja ylläpidetään lisäksi Melan ja Daisyn järjestelmissä.

Ko. liittymien kautta siirtyvät tuntipalkat ja lisät.

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.

---

Luottamushenkilörekisteri

Luottamushenkilöiden yhteystietojen ja palkkioiden maksussa tarvittavien tietojen hallinnointi.

Kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuustietojen ylläpito.

Tietoaineistot

• Henkilötiedot
• Virkasuhteeseen liittyvät tiedot
• Sidonnaisuustiedot

Tietojärjestelmät

• Populus henkilöstöhallintajärjestelmä
• Sidonnaisuusrekisteri

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta.

---

Taloushallinnon tietovarannot

Tietovarantoa käytetään kunnan yhteisen taloushallinnon hoitamiseen sekä talouden suunnitteluun, ennustamiseen, raportointiin ja analytiikkaan. Tietovarantoa käytetään hankintojen toteuttamiseen, ostojen seurantaan ja hallintaan, myyntilaskutukseen, käyttöomaisuuden hallintaan, kustannuslaskentaan, kuntien talouden raportointivelvollisuuksien täyttämiseen sekä tiedon tuottamiseksi johtamisen tueksi.

Tietoaineistot

• Ostolaskut
• Myyntilaskut
• Palkkaukseen, palkkioihin ja korvauksiin liittyvät tiedot
• Taloussuunnittelu
• Tilastot

Tietojärjestelmät

• ProEconomica Premium
• Populus henkilöstöhallintajärjestelmä 

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön/yrityksen nimeä, laskunumeroa, tositenumero, tiliöintitieto (kustannuspaikka, kirjanpidon tili), summa, päivämäärä.

---

Tietohallinnon tietovarannot

Käyttötarkoituksena tiedonhallinnan suunnittelu, ohjaus, raportointi ja valvonta. Sähköisten yhteystietojen ja käyttöoikeuksien hallinta niin henkilökunnan, yhteistyökumppanien kuin kuntalaisten osalta.

Kunnan tietojärjestelmiä käyttävät kunnan henkilöstö ja luottamushenkilöt, koulujen oppilaat sekä kunnan yhteistyökumppanit. Tietovarannon tietojen käsittelyllä varmistetaan tietoturvan toteutuminen ja toiminnan jatkuvuus, sekä mahdollistetaan teknisten virheiden selvittäminen. 

Tietoaineistot

• Henkilökunnan henkilö ja yhteystiedot
• Kuntalaisten henkilö ja yhteystiedot
• Kunnan käytössä olevien järjestelmien lokitiedot
• Tietosuojaan liittyvät rekisteriselosteet ja selosteet käsittelytoimista

Tietojärjestelmät

• Office 365 (sisältää toimisto-ohjelmistot ja sähköpostin)
• Kuntanet väestö

Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, järjestelmän nimeä.